Estrategia de integración

Audit a 5 años a identificar discrepancias

Contexto

Empresa del sector químico que comercializa para multitud de mercados, entre ellos, los de: Bienes de consumo, Automoción, Construcción, Energía, Agricultura, Electricidad o Papel.

En los últimos años realizó una serie de adquisiciones para complementar su presencia en el mercado europeo, resultando en un gran grupo con 3 sistemas de gestión de dificultosa integración.

Dentro de su estrategia de integración, el cliente pidió a Ahead que identificara la mejor estrategia de integración en la codificación de SKUs y referencias, así como realizar un Audit a 5 años de los pagos realizados en las sociedades adquiridas, de forma a identificar discrepancias y recuperarlas.

Proyecto:

Las etapas clave del proyecto se pueden explicar en cuatro fases distintas:

1. Codificación

Realizamos un trabajo exhaustivo de identificación y puesta en común de las referencias de compra y venta, a través de datos que daban la trazabilidad de todos los elementos comprados para los productos vendidos.

Propusimos al cliente una nueva codificación integral, que relacionara coste a facturación, en un árbol estructurado en ramificaciones de orden de magnitud similar.

2. Contract Compliance and Recovery Auditing

Se recopilaron los contratos entre la empresa y sus proveedores por categoría de gasto, así como todos los consumos en un periodo de 5 años. El enfoque principal era el cumplimiento tarifario, sin embargo, para ciertas categorías críticas, se verificó el cumplimiento contractual referente a obligaciones laborales y medioambientales. Además, se realizaron entrevistas para entender los procesos procure to pay. De modo que, después de detectar las discrepancias, Ahead procedió con sus recomendaciones para reducir la brecha y para reducir el coste de todo el proceso.

3. Recomendaciones

Propusimos a nuestro cliente:

  • Aumentar el periodo de facturación de los proveedores, de una media de 2 a la semana en producción, a 1 por semana, y a 1 al mes para indirectos, con el objetivo de reducir el número de facturas
  • Implementar nuestra herramienta de control de pagos para pedidos sin pedido previo para servicios como transporte, permitiendo integrar la validación de facturas en el ERP
  • Integrar los datos del software de gestión de entradas y salidas de empleados para generar una autofactura de ETTs
  • Eliminar la entrada de datos manual, implementando soluciones de digitalización

4. Seguimiento

Más allá de las implementaciones tecnológicas que el cliente deseó realizar, realizamos un seguimiento contable para asegurarnos la efectiva recuperación de los valores junto a los proveedores.

Análisis de datos:

La experiencia en el control de facturas permite a Ahead obtener estadísticas de errores por medio de transporte, como la siguiente:

Aire y Mar 3,0% 15%
Paquete Nacional 2,0 % 20%
Paquete Europa 3,0% 5%
Express Europa 3,0% 30%
Express WW 3,0% 30%
Pallet Europa 3,0% 8%
FTL Europa 1,0% 10%
FTL Europa 3,0% 8%
Ida y Vuelta 1,0% 10%
Costes de litigio 1,0% 6%
Pago doble 1,0% 6%
Sobrecarga no esperada 0,03% 0,3%

A través de nuestras herramientas, conseguimos informes de seguimiento. Una de ellas, nos permite acceder a información sobre la brecha contable y todos los reembolsos que la empresa realiza en tiempo real. Así pues, pudimos priorizar las negociaciones con proveedores de la empresa.

Resultados:

0,64%

Ahead recuperó discrepancias del orden anual

72%

Implementó soluciones para bajar drásticamente el coste del proceso procure to pay